Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Необходима ли регистрация личных дел работников

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Минтруд России разъяснил, что восстановленный по решению суда работник возвращается на работу на прежних условиях. Работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени.

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г.

Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г. Согласно п. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией управляющей компанией. Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2] :. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме переводе на соответствующую должность. Формирование последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами. Формирование личного дела производится непосредственно после приема перевода работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников.

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т.

Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т. При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании.

Ведение личного дела предусматривает:. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов заверенных копий документов. Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений [8].

В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности [9]. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи [10].

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме в форме заявления с приложением подтверждающих изменения документов.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября г. Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел.

Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов сведений от хищения разглашения. С этой целью личные дела следует хранить в сейфах шкафах , располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа шкафа могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре.

Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника.

Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица лица, ответственного за обращение с личными делами. Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации.

К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов для замены устаревших. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.

Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале карточке , примерная форма которого приведена в приложении 3. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Выдача личных дел отдельных документов в составе личного дела во временное пользование другим организациям предприятиям, учреждениям производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса.

О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом документом представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела документа в место хранения. При временном изъятии документа на его место между листами соседних документов вкладывается справка-заместитель карта-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно не позднее I квартала года, следующего за отчетным производится проверка их наличия и состояния.

Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.

Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной.

При этом кадровику важно помнить:. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Испытательный срок продолжается после восстановления работника по решению суда. Обновлены требования к образованию судебных приставов.

Нужно учитывать причины смены места жительства работника, повлекшей увольнение, при решении вопроса о взыскании расходов на его обучение. Шаблоны документов. Новости законодательства. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности.

Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом.

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:. Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа.

На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации она совпадает с датой оформления дела и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета.

Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют. Как формировать личные дела работников?

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Согласие на обработку персональных данных: образец. Акт об отказе дать письменное объяснение образец. Соглашение о конфиденциальной информации. Положение о материальной ответственности работников. Унифицированная форма Т Журнал учета личных дел работников — образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником.

Необходима ли регистрация личных дел работников

Минтруд России разъяснил, что восстановленный по решению суда работник возвращается на работу на прежних условиях. Работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени. Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала.

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Вход на сайт

Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника. Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. Пример Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов.

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт. Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах ст.

Как формируются личные дела сотрудников?

.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел, какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников
Комментариев: 3
  1. hoseafero

    И ещё очень интересен вопрос , волнующий не только меня , кто должен собрать авто и возмещать все сломанные , или же повреждённое экспертами детали , после прохождения так называемой экспертизы ?)

  2. sepmama

    Тоді охота буде на депутатів це 100%

  3. Инга

    Или когда он их должен подписать?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.